书信及邮件礼仪

邮件、书信(更广义上的短信、微信)是日常办公及社交中常见的沟通手段。一些正式的、特定的场合,书信、邮件的写作也是礼仪和工作能力的基本体现。梳理、总结书信和邮件中常见的问题和相关应用写作基本知识点,以备不时之需。

最常发生的错误

中文书信邮件

  1. 正式信件 or 需要请求礼貌的信件不能出现:你、我、他。
  2. 常用请示语:
    • “请 知悉” — 上对下才能用的
    • “请 查照” — 平行单位请用
    • “请 鉴核” — 对直属长官请用

英文书信邮件

  • “FYI” = For Your Information,FYI 带有的意思是”只是知会你” or “供你参考,不須回复”,正式信件不宜使用。
  • “FYR” = For Your Reference,”供你參考”,正式信件不宜使用。
  • 正式信件,不适合缩写,例如 don’t 请写 do not
  • 月份要用英文名称,一般信件用缩写,但在正式信件中,不可缩写,或用数字替代。

必须明白使用方式

称谓

  • 自称:(直属)學生、 職
  • 称人:(直属)吾師、鈞長
  • 自称:(非直属)晚學、後學、愚弟、拙見、學生
  • 称人:(非直属)仁丈、先進、仁兄、卓見、 師
  • 自称:家兄、舍妹、小犬、內人、敝校
  • 称人:令兄、令妹、令郎、尊夫人、貴校

常用公文用語

一、 公告

(一)、宣告:公布国家或地方发生重要值事件时用之。

(二)、晓示:对行政興革,告示民众时用之。

(三)、劝诫:对国家、社会有力或有害之事,劝诫民众时用之。

(四)、征求:征求民众意见,或征求某一事物時用之。

二、 上行文 (请上级机关或首长查核、指示使用。)

期望与目的用語

(一)、请 鉴核:请鉴察审核。

(二)、请 核示:请指示,以便遵行。

(三)、请 核备:请鉴察留备查考。

(四)、请 核示惠復。

(五)、请 鉴核备查。

三、 平行文 (请平行機關知悉辦理時用。)

期望與目的用語

(一)、请 查照:请知道。

(二)、请 查照見復:请知道並答復。

(三)、请 查照備案:请存查留備查考。

(四)、请 查照轉知:请知道並轉告所屬。

(五)、请 查照轉行:请知道並轉请行文所屬。

(六)、请 查明惠復。

(七)、请 轉行所屬查照。

四、 下行文 (请下级机关知悉办理時用。)

期望与目的用語

(一)、希查照、请知悉。

(二)、希照办:遵照办理。

(三)、希轉行所屬照辦:轉行文所屬並均遵照辦理。

(四)、希查照转知:轉告所屬並均知悉。

(五)、希查照見復:知悉並答復。

(六)、希办理見復:照辦後答復。

(七)、希切实办理:确实遵照指示办理。

五、经办用語

(一)、遵經:已經遵照經辦。(上行文用)

(二)、遵即:立即遵辦(上行文用)。

(三)、業已:已經辦。(通用)

(四)、均經:均已經辦(通用)。

(五)、旋經:馬上經辦(通用)。

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